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Manchmal kommt es vor, dass Mails aus diversen Gründen nicht gesendet werden können. Wenn Mails zu groß sind und die Rückmeldung vom Server zu lange dauert oder weil die Verbindung plötzlich unterbrochen wurde. Im Ersteren Fall sollten Sie in den Konteneinstellungen überprüfen, ob das Zeitlimit (Timeout) des Servers auf mind. 5 Minuten (300 Sekunden) eingestellt ist.

Im zweiten Fall kann meistens nur noch ein Unterbrechen des Versendens und ein erneutes Verschicken der Mails helfen.

Wechseln Sie unter „Datei“ in den „Offline“-Modus. Beenden Sie Outlook und starten Sie es neu. Danach können Sie die Mail(s) löschen bzw. verschieben und versuchen erneut zu senden. Wechseln Sie wieder unter „Datei“ in den „Online-Modus“ (Haken vor „Offline“ entfernen.

Sie verschicken die Emailnachricht im „Rich-Text“-Format. Damit können andere Emailclients außer Outlook nichts anfangen. Stellen Sie unter „Extras->Optionen->Email Format“ den Punkt „Verfassen im Nachrichtenformat“ auf „Nur-Text“ oder „HTML“ um.

Wenn Sie in den Konteneinstellungen als Postausgangsserver „smtpa.meduniwien.ac.at“ eingestellt haben, überprüfen Sie bitte, ob „Authentifizierung“ und „Verschlüsselungstyp“ (SSL/TLS) ausgewählt ist. Der Standardport für SSL ist 465 und für TLS 25.

Sollte das immer noch nicht zur Lösung beigetragen haben könnte noch der Virenscanner die Funktionalität einschränken. Konfigurieren Sie bitte Ihren Virenscanner so, dass er ausgehende Emails nicht auf Viren überprüft.

Hier finden Sie für die gängigsten Emailclients eine bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Zum Einsatz kommen bei der MUW mehrere Filter, die laufend adaptiert werden. Trotzdem kann durch immer trickreichere Mailbots nicht gänzlich ausgeschlossen werden, dass es von Zeit zu Zeit zu einer regelrechten Schwemme kommt.

Leider passiert es auch oftmals, dass Mails, die kein SPAM sind, als solche erkannt werden. Darum werden Mails von unserer Seite niemals gelöscht, sondern nur als verdächtig mit *** SPAM *** markiert.

Grundsätzlich gilt: Geben Sie nicht leichtfertig Ihre Emailadresse an, schon gar nicht, wenn die Seite eher dubios erscheint. Antworten Sie nicht auf Emails, deren Absender Sie nicht kennen.

Diese Art der Mail wurde verschickt um ungerechtfertigter Weise an die vertraulichen Daten sorgloser Benutzer zu kommen. Man wird im Inhalt immer dazu aufgefordert auf einer Seite Benutzername und Kennwort anzugeben oder per Mail zu retournieren.

Grundsätzlich gilt: Versenden Sie niemals per Mail Benutzernamen und Kennwörter. Niemand vom ITSC wird Sie dazu auffordern. Natürlich kann es sein, dass Sie aufgefordert werden auf unseren Intranetseiten Ihre Zugangsdaten einzugeben – auch aus Mails heraus (z.B. MUW-Ments). Überprüfen Sie darum auch bitte immer die Adresse, die die Passwortabfrage stellt (Adresszeile/Popupfenster)

Antworten Sie auch nicht zum Spaß auf solche Mails (SPAM Gefahr). Wenn wir eine Phishingattacke feststellen werden geeignete Maßnahmen durchgeführt (Sperrung IP, Emailempfänger). Des Weiteren wird überprüft, ob Personen geantwortet haben. Unabhängig vom Inhalt der Antwort wird der Account mit sofortiger Wirkung gesperrt und kann nur mit Hilfe des ITSC wieder freigeschaltet werden.

Um Mails, die am Server liegen, auch von unterwegs aus abzurufen, können Sie das Webmail http://webmail.meduniwien.ac.at benutzen. Dafür müssen aber auch Mails am Server sein. Konfigurieren Sie bitte Ihren Emailclient entweder über IMAP oder wenn Sie ein POP-Konto besitzen, stellen Sie bitte ein, dass die Mails am Server verbleiben sollen. Beachten Sie bitte aber auch, dass Ihr Speicherplatz am Server z. Zt. auf 1 GigaByte beschränkt ist. Löschen Sie von Zeit zu Zeit die Mails vom Server.

Sollte der Platz verbraucht sein, werden neue Mails als unzustellbar zurückgeschickt.

Um einen Teil der SPAM-Mails abzuhalten verwendet die MUW das sog. Graylisting. Das bedeutet, fremde Mailserver werden aufgefordert nach einer gewissen Zeit (frühestens 10 min.) noch einmal einen Zustellungsversuch durchzuführen.

Viele Mailserver halten sich an diese unverbindliche, jedoch weltweit festgelegte Vorgabe, also sollten die meisten Mails spätestens nach 10 min. zugestellt sein. Andere reagieren zu früh und verlängern so die Dauer wieder um 10 min. und andere versuchen erst gar keinen zweiten Zustellversuch. Diese Politik dient zu Ihrem eigenen Schutz vor unerwünschter Mail und wird strikt eingehalten. Handlungsbedarf besteht beim Absender bzw. dessen Emailprovider.

Um auf eine Funktionsemailadresse zugreifen zu können bekommen Sie Zugriffsrechte auf einen Ordner, in den alle Emails, die an die Funktionsemail gesendet werden, geleitet werden. Es gibt keine eigenen Zugangsdaten für die Funktionsemailadresse, sondern sie kann ganz normal mit Ihrer MUW-UserID eingesehen werden. Es gibt zwei Möglichkeiten, auf diesen Ordner zuzugreifen.

Via Webmail webmail.meduniwien.ac.at müssen Sie dafür unter der Option „Ordner“ den Ordner eintragen. Danach sollte in der linken Ordnerleiste der Ordner aufscheinen.

Via Emailclient müssen Sie ein (zusätzliches) IMAP-Konto erstellen und den Ordner abonnieren.

Dies kann mehrere Gründe haben. Meist deutet es auf eine defekte Outlookdatendatei hin. Diese kann mit dem Programm „scanpst.exe“ bereinigt werden. Suchen Sie über „Start->Suchen“ nach dieser Datei (versteckte Ordner/Dateien miteinbeziehen) und führen Sie sie aus. Danach müssen Sie den Pfad für die Outlookdatendatei angeben indem Sie auf „Durchsuchen“ klicken. Starten Sie den Scanvorgang. „scanpst.exe“ behebt danach automatisch die gefundenen Fehler.

Die meisten älteren Emailclients haben eine Größenbeschränkung der Datei oder des Verzeichnisses, in welches die Mails abgelegt werden. Löschen Sie alte nicht mehr benötigte Mails und leeren Sie den Papierkorb. Programme wie Thunderbird oder Outlook löschen zwar die Mails aber physisch wird immer noch Platz gehalten. Hier muss man manuell dann den Speicherort der Mails komprimieren. Diese Option steht im Thunderbird unter „Datei->Komprimieren“ und im Outlook unter „Datei->Datendateiverwaltung“ zur Verfügung.

Manchmal kann es sein, dass Pegasus Mails herunterlädt, die es an der Ausführung hindern (zu groß/ungültiges Format). Dieser Punkt erfordert vom Benutzer ein hohes Maß an Genauigkeit und Gewissenhaftigkeit. Wechseln Sie in den Ordner von Pegasusmail und sichern Sie alle Dateien aus dem Verzeichnis „Mail/Benutzer“ an einen anderen Ort. Danach sollte der Ordner „Mail/Benutzer“ leer sein. Pegasus ließe sich wieder normal starten. Danach müssen Sie von Hand wieder alle Dateien, die Sie zuvor gesichert haben in den Ordner „Mail/Benutzer“ zurückspielen. Am einfachsten sortieren Sie die Dateien nach Datum und kopieren alle Dateien auf einmal zurück, die vor dem Auftreten des Problems schon am Computer waren. Pegasus sollte beim Starten zumindest die alten Mails wieder anzeigen. Danach sollten Sie jede verbleibende Datei einzeln zurückkopieren und nach jedem Kopiervorgang überprüfen ob sich Pegasusmail immer noch starten lässt. Sollte das nach einem Kopiervorgang nicht mehr möglich sein, haben Sie die Ursache gefunden. Löschen Sie die zuletzt kopierte Datei und fahren Sie mit den restlichen Dateien fort wie oben beschrieben.

Emailclients unterliegen einer Größenbeschränkung für das Versenden von Emails von 32MB, diese können jedoch aufgrund von Metainformationen, welche beim Versenden mit angehängt werden, nicht voll ausgeschöpft werden. Rechnen Sie also eher mit 20-25MB. Sollten größere Dateien verschickt werden müssen, kann jedes gängige Packprogramm die Datei in kleinere Teile aufsplitten.

Im Webmail sind es sogar nur 16MB für die obiges auch gilt.

Zur Zeit ist für jeden Benutzer ohne Ausnahme ein Plattenspeicher von 1GB reserviert. Die Quota kann über das Webmail http://webmail.meduniwien.ac.at abgerufen werden. Manche Emailclients unterstützen diese Funktionalität und es wird im Programm angezeigt.

Die Einrichtung einer Abwesenheitsnachricht erfolgt direkt im Webmailclient. Melden Sie sich bitte unter https://webmail.meduniwien.ac.at/ am Webmail an. Klicken Sie oben rechts auf den Knopf "Einstellungen" und anschließend auf den Karteireiter "Filter" der oberen Einstellungsnavigationsleiste.

Links unten ist bereits ein vorbereiterer Beispielfilter namens "Out of Office" angelegt. Klicken Sie mit der Maus darauf, so dass Sie ihn bearbeiten können. Ändern Sie nun die Einstellungen von Betreff und Nachricht, so dass sie Ihren Bedürfnissen entsprechen. Der voreingestellte Zeitraum von fünf Tagen bedeutet, dass eine Person, die Ihnen eine Nachricht schickt, sofort eine Abwesenheitsnachricht erhält und anschließend die kommenden fünf Tage keine weiteren Hinweise. Dieses Intervall ist anpassbar, muss jedoch immer mindestens einen Tag betragen, 0 Tage ist nicht möglich.

Über die "Filterregeln" im oberen Einstellungsbereich können Sie die Aussendung einer Abwesenheitsnachricht an bestimmte Bedingungen wie z.B. bestimmte Absender oder bestimmte Betreffzeilen knüpfen. Klicken Sie abschliessend auf den Knopf "Speichern", um die Änderungen an der Abwesenheitsnachricht zu übernehmen und sie gleichzeitig zu aktivieren.

Sie können mehrere Filterregeln erstellen, die in der Reihenfolge abgearbeitet werden, wie sie in der Liste der Filterregeln aufscheinen. Die Reihenfolge der Filterregeln können Sie mit den Symbolen rechts neben den einzelnen Einträgen (oder per Drag & Drop) ändern und Einträge nach oben oder unten verschieben. So können Sie z.B. eine zweite Abwesenheitsnachricht erstellen, die auf bestimmte Absender hin eine alternative Nachricht versendet. Stellen Sie diese Regel in der Reihung über die allgemeine Abwesenheitsnachricht, so dass sie zuerst abgearbeitet wird.

Für einen Übergangszeitraum steht Ihnen das bisherige Out-of-Office weiterhin zur Verfügung: Unter http://webmail-old.meduniwien.ac.at/out_of_office können Sie sich wie bisher mit Ihrer MUW-UserID anmelden und dort einen beliebigen Text eingeben. Dieser wird einmalig alle zwei Wochen jeder Person, die Ihnen ein Mail schickt übermittelt (Vorsicht SPAMgefahr: es wird nicht zwischen Absendern unterschieden).Beachten Sie bitte, dass das Programm nur die englische Tastatur unterstützt und damit deutsche Umlaute nicht akzeptiert werden. Häufigster Fehler „mit freundlichen Gruessen“! Sollte sich dennoch ein Fehler eingeschlichen haben kommt die Fehlermeldung „FEHLER: updateScript: putscript failed: putscript: could not put script smartsieve: NO {76}“. Überprüfen Sie den Text nochmals gewissenhaft auf deutsche Umlaute. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ und danach auf „Aktivieren“. Sie können sich aus dem Out of Office wieder „Abmelden“

Melden Sie sich am Webmail unter https://webmail.meduniwien.ac.at/ an. Klicken Sie auf "Einstellungen" und anschliessend auf den Karteireiter "Filter". Wählen Sie aus den vorhandenen Filtern in der linken Spalte die zu deaktivierende Filterregel mit Ihrer Abwesenheitsnachricht. Falls Sie den Beispielfilter unverändert übernommen haben, so heisst dieser Eintrag "Out of Office". Setzen Sie nun im Bearbeitungsteil der Abwesenheitsnachricht rechts oben den Haken bei "Filterregel abschalten" und abschliessend unten auf "Speichern". Die Abwesenheitsnachricht erscheint nun in der linken Spalte mit den vorhandenen Filtern mit dem Verwerk "(abgeschaltet)".

Für einen Übergangszeitraum steht Ihnen das bisherige Out of Office weiterhin zur Verfügung: Melden Sie sich unter https://webmail-old.meduniwien.ac.at/out_of_office an und klicken Sie neben „AKTIVIERT“ die Out-of-Office-Meldung an. Klicken Sie auf „Deaktivieren“. Danach erscheint neben der Meldung „DEAKTIVIERT“. Melden Sie sich vom Out-of-Office wieder ab.

Nur für Benutzer des bisherigen Webmailclients relevant, da im neuen die Einrichtung der Abwesenheitsnachricht im Webmailclient integriert ist:

Wenn Sie im Webmail angemeldet sind, können Sie nicht zeitgleich ins Out-of-Office einsteigen. Klicken Sie im Webmail oben rechts auf „Abmelden“ und versuchen Sie es erneut.

Haben Sie mehrere Konten eingerichtet und Sie befinden sich im Netz der MUW sind Postausgangsserver anderer Mailanbieter gesperrt. Tragen Sie für diese Konten den Postausgangsserver der MUW ein. Wenn Sie nun ein Mail verfassen und das private Konto auswählen werden Mails im Auftrag der privaten Mailadresse verschickt und die Empfänger erhalten dann auch diese als Absenderadresse.

Beim Anlegen jedes Kontos wird eine neue Ordnerstruktur hinzugefügt. Sollten Sie also mehrere Funktionsmailadressen oder auch private Konten haben, vergeben Sie für diese leicht zu unterscheidende Namen. Unter „Extras->Emailkonten“ bearbeiten sie die einzelnen Einstellungen. „Weitere Einstellungen“ bringen Sie auf die Registerkarte „Allgemein“ wo der Name für das Konto eingetragen ist.

Dazu können Sie in fast allen gängigen Emailclients „Regeln“ erstellen. Diese Regeln finden meist beim Abrufen der Mails Anwendung. Erstellen Sie eine Regel, die eintreffende Mails nach der „Betreffzeile“ und dem Text „*** SPAM ***“ untersucht und löscht.

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