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Unter E-Mail (Electronic Mail) versteht man die Übermittlung von Nachrichten zwischen Benutzern desselben Rechners oder miteinander verbundener Rechner. Email über Internet ist die effektivste Form der elektronischen Kommunikation.

Aufbau einer E-Mail-Adresse

Hier das generelle Format einer E-Mail-Adresse: username@mail-domain
In der E-Mail-Adresse darf kein Leerzeichen vorkommen!
Für Mitarbeiter der Medizinischen Universität gilt folgender Standard für persönliche E-Mail-Adressen: vorname.nachname@meduniwien.ac.at

Für Einrichtungen (z.B: Kliniken, Interessensgruppen, Journale) sind frei vergebbare Namen möglich (siehe Funktions-E-Mail-Adressen).

Wer erhält an der MUW eine E-Mail-Adresse?

Jede Person, welcher eine MUW-UserID zugeteilt wurde, bekommt automatisch eine E-Mail-Adresse.
(Berechtigte Mitarbeiter siehe Richtlinien,   Antrag auf Zuteilung / Änderung / Verlängerung einer MUW-UserID (befristet) (.pdf)
Weiters kann auch jede Einrichtung (z.B. Klinik/Institut, Abteilung, Interessensgruppe, Journalredaktion etc.) eine E-Mail-Adresse erhalten (siehe Funktions-E-Mail-Adressen).

Funktions-E-Mail-Adressen 

Wenn Sie für Ihre Organisationseinheit eine Funktions-E-Mail-Adresse (⇒ Antrag auf Zuteilung / Änderung einer Funktions-E-Mail-Adresse (.pdf) brauchen (z.B. für das Sekretariat, den Vorstand etc.), so können Sie das über das entsprechende Formular beantragen.
Eine Funktions-E-Mail-Adresse kann auf die Mailbox des Verantwortlichen zeigen oder auf eine eigene Mailbox. Im letzteren Fall ist es notwendig, mit IMAP auf die Mailbox zuzugreifen.

Aktivierung

Mitarbeiter:
Aktivierung der MUW-UserID

Hinweise zur Auswahl von E-Mail-Programmen

Aufgrund von Erfahrungswerten empfiehlt das ITSC die Verwendung von:

• Thunderbird
• Pegasus Mail (besonders bei Nutzung durch mehrere Personen)
• Eudora (besonders bei Benutzung von Apple Computern)  

Outlook (Express) ist besonders anfällig für E-Mail-Viren, die vorwiegend durch Outlook (Express) verbreitet werden.

Programm-Installation & Konfiguration

Konfigurations- und Bedienungsanleitungen für die am häufigsten verwendeten E-Mail-Programme finden Sie hier Beispielkonfigurationen. Bitte wählen Sie ein entsprechendes Programm aus, und folgen Sie der Anleitung.
Die Adressen der Mailserver finden Sie hier.

Mailbox

Eine Mailbox ist ein Speicherplatz für E-Mails auf dem Mailserver. Auf sie kann man mit einem User (MUW-ID) und einem Passwort zugreifen.

Die Größe einer Mailbox beträgt: 1 GB für Mitarbeiter, die max. Größe einer E-Mail 32 MB, die max. Anzahl an EmpfängerInnen pro E-Mail beträgt 1000.

Achtung: Wird die Mailbox nicht regelmäßig entleert, kann sie voll werden. Neue Mails werden dann nicht mehr zugestellt, sondern an den Absender zurückgeschickt.

Bitte beachten Sie, dass es innerhalb des Wartungsfensters ohne vorherige Ankündigung zu Unterbrechungen im Netzbetrieb und in der Verfügbarkeit zentraler Server kommen kann.

Wartungshinweise

POP - IMAP - SMTP

POP ("Post Office Protocol"), IMAP ("Internet Message Access Protocol") und SMTP ("Simple Mail Transfer Protocol") sind Internet-Protokolle, die für E-Mail zur Anwendung kommen.

Mit POP holen Sie E-Mails von einer Mailbox auf den lokalen Rechner und können dabei die E-Mail entweder auf dem Mailserver belassen oder löschen.

Mit IMAP können Sie die E-Mails Ihrer Mailbox und aller Mailboxen, für die Sie Berechtigung haben, ansehen, beantworten, löschen oder auf einen Speicherplatz Ihres lokalen Rechners stellen.

Mit SMTP werden E-Mails verschickt ("Outgoing Mail").

Viren-Prüfung

Der Mailserver prüft ankommende und zu verschickende E-Mails auf Viren. Wird ein Virus festgestellt, so wird die E-Mail gelöscht.

Achtung: Der Versender bzw. der Empfänger erhält keine Benachrichtigung, dass eine E-Mail wegen Virenbefall gelöscht wurde! Die Aktion wird aber im Server-Log protokolliert.

SPAM-Filter

Der Mailserver kann feststellen, ob ankommende E-Mails "SPAM-Charakter" haben und markiert solche E-Mails. Der Benutzer kann in seinem Mailprogramm diese Markierungen abfragen und die Mails z.B. in einen eigenen SPAM-Ordner geben oder überhaupt löschen.

Diese Markierungen sind im Mail-Header zu sehen:

X-Spam-Level:*** besagt, dass die E-Mail eine SPAM-Mail sein könnte. Je mehr Sterne bei dieser Markierung angezeigt werden, desto wahrscheinlicher trifft die SPAM-Vermutung zu.

Zusätzlich wird bei höherem SPAM-Level in der Subject:-Markierung der Text ***SPAM*** vor dem Subject-Text eingefügt.

Attachments (Anlagen)

Öffnen Sie niemals Attachments (Anlagen) von unbekannten Absendern oder Attachments (Anlagen), auf die in der zugehörigen E-Mail nicht verwiesen wird. Es könnte sich dabei um Viren, Würmer oder Trojanische Pferde handeln, die erheblichen Schaden auf Ihrem Computer sowie auf anderen Computern anrichten können. Behandeln Sie auch Attachments (Anlagen) von bekannten Absendern, auf die in der E-Mail verwiesen wird, mit größter Vorsicht. Auch hier ist eine Schadfunktion nicht auszuschließen.

Passwort ändern

Ihr Passwort können Sie selbst mit der entsprechenden Webmaske ändern. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie eine Änderung in regelmäßigen Abständen vornehmen.

E-Mail-Nachsendedienst (Forwarding)

@meduniwien.ac.at-Adressen:
Wenn Sie E-Mails, die Sie an Ihre @meduniwien.ac.at-Adresse geschickt bekommen, an eine andere E-Mail-Adresse weiterleiten wollen, so können Sie das selbst eintragen: » E-Mail-Forward setzen/löschen

Achtung: Bitte beachten Sie, dass beim Nachsenden einer E-Mail auf Grund eines gesetzten Forwards die E-Mail in der Mailbox nicht gelöscht wird. Sie müssen die Mailbox explizit durch Löschen der E-Mails leeren!

Out of Office - Dienst

Einfache Möglichkeit auf ankommende E-Mails (bei @meduniwien.ac.at-Adressen) eine automatische Antwort zu versenden.
Einrichten des Dienstes direkt im Webmail. Anleitung

Bisheriges Interface: https://webmail-old.meduniwien.ac.at/out_of_office/
Anleitung (.pdf) (bisheriges Out of Office)

Webmail

Das Webmail-Service der Medizinischen Universität Wien steht allen Benutzern mit einer MUW-ID zur Verfügung. Sie können damit Ihre E-Mails komfortabel via Browser und von jedem Standort der Welt bearbeiten.

Wo finde ich bei Webmail die Ordner 'Draft', 'Sent' und 'Trash'?
Diese Ordner werden vom Webmailclient automatisch als Unterordner der INBOX angelegt und ihrer dem Namen entsprechenden Funktion zugeordnet.
Falls Sie in Ihrem normalen Mailclient (Outlook, Thunderbird etc.) eine davon abweichende Ordnerstruktur verwenden, so werden unter Umständen diese Ordner doppelt angelegt und verwendet. Dies ist kein Fehler, sondern prinzipbedingt, da unter Unix Groß- und Kleinschreibung in Dateinamen unterschieden wird.
Webmail-Zugangsadressen

Doppelte E-Mails

Bei Verwendung von POP3 (Posteingangsserver als POP3-Server konfiguriert) kann es unter Umständen dazu kommen, dass bereits gelesene, aber noch am Server befindliche Mails nochmals übertragen werden.

Wie kommt es zu diesem Fehler?

Um festzustellen, ob Mails bereits gelesen wurden, fragt der Client die sogenannte UID (unique identifier) ab und vergleicht sie mit der Liste der UIDs der bereits gelesenen Mails. Diese Listen werden pro Server geführt, da die UIDs nur jeweils für einen Server (bzw. ein Mailsystem) eindeutig sind. Durch Serverumstellung hat sich aus Sicht des Client der Server/Mailsystem geändert.

Abhilfe:

• Die verschiedenen Clients bieten zum Teil nicht alle angeführten Möglichkeiten. Im Zweifelsfall gehen Sie bitte nach a) vor:
  • a) Wird die Option "gelöschte Mail am Server löschen" verwendet, müssen Sie die "alten" Kopien löschen. Wenn Sie die "neue" (doppelte) Mail löschen, wird das Löschen auch am Server durchgeführt (aus Sicht des Clients existieren die "alten" Kopien nicht auf diesem Server).
  • b) Wird die Option "Mail nach nn Tagen am Server löschen" alternativ zu "gelöschte Mail am Server löschen" verwendet, sollte es gleichgültig sein, welche der Kopien Sie löschen.
• Die "doppelte" Mail löschen
• Wiederhergestellte Mail ist wie neue Mail zu behandeln. Soll die Mail für das Lesen von einem anderen Computer am Server bleiben, muss die "alte" Kopie gelöscht werden.

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