Wir publizieren im April jedes Jahres die Bewerbungsfrist für das jeweils im folgenden Kalenderjahr beginnende Klinisch Praktische Jahr. Innerhalb dieser Frist können alle Studierenden die im betreffenden Jahr die Voraussetzungen für die Teilnahme am KPJ im AKH-Wien erfüllen, online (nicht per E-Mail) Ihre Bewerbungen einreichen. Sie müssen abgesehen von ihren persönlichen Daten* eine Wunschklinik bzw. -abteilung und einen Wunschzeitraum angeben. Sie können zwei weitere Kliniken/Abteilungen (1. und 2. Alternativabteilung) und einen Alternativzeitraum angeben. Außerdem muss jede:r Bewerber:in ein Motivationsschreiben und einen Lebenslauf uploaden. Der Lebenslauf soll die schulische und universitäre Laufbahn und etwaige besondere Fähigkeiten und Kenntnisse enthalten. Geburtsort, Geburtsdatum, Nationalität und Geschlecht dürfen aber müssen nicht im Lebenslauf angegeben sein. Das Motivationsschreiben soll eine A4-Seite in Schriftgrad 10 oder größer nicht überschreiten.

* Als persönliche Daten werden der/die Vor- und Nachname(n), die Heimatuniversität, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer erhoben.

Nach Ende der Bewerbungsfrist werden die Bewerbungen an jene Klinik weitergeleitet, die als Wunschabteilung angegeben wurde. Die Koordinator:innen der jeweiligen Klinik begutachten die Motivationsschreiben und Lebensläufe der Bewerber:innen und wählen ausschließlich auf dieser Basis die aus ihrer Sicht am besten geeigneten Kandidat:innen aus, wobei Studierende der MedUni Wien bei der Auswahl zu bevorzugen sind. Die Bewerbungen werden in zufälliger Reihenfolge übergeben. Der Zeitpunkt der Bewerbung wird den Koordinator:innen nicht genannt.
 
Sollten für eine Klinik/Abteilung weniger Bewerbungen eingegangen sein als Plätze vorhanden sind, werden die Kandidat:innen sofort, ohne Einbeziehung der Koordinator:innen der jeweiligen Klinik zugeteilt, wobei Wunsch- und Alternaivtermin berücksichtigt werden.
 
Studierende, die in dieser ersten Runde keinen Platz erhalten, werden in zufälliger Reihenfolge, sofern Wunsch- und Alternativzeitraum passend sind, auf mögliche übrig gebliebene Plätze, auf die als Alternativabteilungen angegebenen Kliniken aufgeteilt.

Studierenden, die sich im offiziellen Bewerbungszeitraum beworben haben und nach der ersten Runde noch keinen Platz erhalten haben, wird für zwei Wochen bevorzugt die Möglichkeit gegeben, freien Plätzen an Kliniken, die sie nicht als Wunsch- oder Alternativabteilung angegeben haben, zugeteilt, bzw. auf Wartelisten (siehe Punkt "Warteliste") gesetzt zu werden. Die betroffenen Studierenden werden per Mail über die Fristen informiert, die freien Plätze sind auf der Website publiziert. Die diesbezüglichen Anträge werden in der Reihenfolge des Eintreffens bearbeitet.

Nach Verstreichen dieser zwei Wochen, erhalten auch Studierende, die sich nicht im offiziellen Bewerbungszeitraum beworben haben, die Möglichkeit, sich für dann noch freie Plätze oder Wartelistenplätze zu bewerben. Auch hier gilt first come - first served. Die übriggebliebenen Bewerbungen aus dem offiziellen Bewerbungszeitraum werden noch bis zum Beginn des letzten KPJ-Tertials des jeweiligen Jahres gespeichert und danach vernichtet. Die freien Plätze werden tagesaktuell auf der Website publiziert.

Es wird für jede Klinik bzw. Abteilung und jeden KPJ-Zeitraum bei Bedarf eine eigene Warteliste angelegt. Studierende haben die Möglichkeit auf drei solcher Wartelisten eingetragen zu werden.