Abteilungssekretär:in (m/w/d)
Die Medizinische Universität Wien zählt mit rund 6.500 Mitarbeiter:innen und 8.600 Studierenden zu einer der größten biomedizinischen Spitzenforschungs- und Lehrinstitutionen Europas. An der Universitätsklinik für Innere Medizin I / Klinische Abteilung für Palliativmedizin ist mit der Kennzahl: 366/26 eine Stelle eines:einer teilbeschäftigten (25 Wochenstunden) Abteilungssekretär:in (m/w/d) voraussichtlich mit 2. November 2026 (befristet bis 31. Oktober 2027 mit der Option auf Verlängerung) zu besetzen.
Ihre Aufgaben
- Unterstützung der Abteilungsleitung in organisatorischen und administrativen Belangen, Planung, Organisation von Dienstreisen
- Organisation und Administration der Lehrveranstaltungen im MedCampus (Anlage und Betreuung von Lehrveranstaltungen, Teilnehmer:innenverwaltung, Prüfungsadministration, Noteneintrag)
- Bearbeitung wissenschaftlicher Texte für Vorträge / Präsentationen (englisch), allgemeine Verwaltungsaufgaben, Erstellen / Verwalten von Datenbanken
- Organisation und Administration von Studierenden, Hospitationen, Famulaturen, Praktika sowie externer Beobachter:innen und in- und ausländischen Gäste, Projektmeldungen, Betreuung und laufende Aktualisierung der Abteilungswebsite
Ihr Profil
- Matura oder gleichzuhaltende Qualifikation
- Sehr gute EDV-Kenntnisse und Erfahrung im Officemanagement und in der Administration von Lehrveranstaltungen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Erfahrung im Umgang mit Content-Management-Systemen (Websitebetreuung)
- Einschlägige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, vorzugsweise im universitären oder medizinischen Umfeld, Interesse am Bereich Palliativmedizin
- Organisationsfähigkeit, Genauigkeit und selbständige Arbeitsweise, Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit und Serviceorientierung, Diskretion und Verlässlichkeit
Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung (Uni-KV, VerwGr. IIIa) beträgt derzeit Euro 1.724,-- brutto (14x jährlich) auf Teilzeitbasis und kann sich eventuell durch die Anrechnung von entsprechenden, einschlägigen Vorerfahrungen und um sonstige mit Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen.
Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen und laden daher besonders dazu ein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der MedUni Wien.
Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Anschreiben und gegebenenfalls Zeugnisse und Zertifikate als Nachweis der gewünschten Qualifikationen. Bei reglementierten Berufen legen Sie bitte auch einen Nachweis der Berufsberechtigung bei.
Bewerben Sie sich bis zum 15. Juli 2026 und verwenden Sie dazu unser Bewerbungsformular am Ende dieser Seite unter “Jetzt bewerben”.
Kennzahl: 366/26
Benefits und Angebote
Mobilitätsförderung
Das Rektorat der MedUni Wien bezuschusst als Beitrag zum Klimaschutz Jahreskarten für öffentliche Verkehrsmittel, um die Nutzung zum und vom Arbeitsplatz zu fördern.
Gute Verkehrsanbindung
Die Standorte der MedUni Wien sind zentral gelegen und mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut erreichbar.
Parkmöglichkeit
Mitarbeiter:innen der MedUni Wien haben die Möglichkeit, einen kostengünstigen Parkplatz in Anspruch zu nehmen. Abstellplätze für Fahrräder sind ebenfalls vorhanden und werden laufend ausgebaut.
Interne Weiterbildungen
Dank eines modernen akademischen Lifelong-Learning-Konzepts können Mitarbeiter:innen laufend ihre Fähigkeiten verbessern und weitere Kompetenzen erwerben.
Beratungsangebote
Je nach Bedarf sind Beratungsangebote (z.B. Career&Care), Coaching, Supervision und Mediation verfügbar.
Betriebliche Altersvorsorge
Für die Altersvorsorge aller Mitarbeiter:innen leistet die MedUni Wien als Arbeitgeberin monatliche Beträge zur Pensionskasse.
Mitarbeiter:innenrabatte
Alle Mitarbeiter:innen der MedUni Wien erhalten bei zahlreichen Firmen Sonderkonditionen und Rabatte.
Sichere Arbeitgeberin
Die MedUni Wien bietet ein sicheres Arbeitsumfeld und stabile Arbeitsplätze.
Kantine
In den Betriebsrestaurants erwartet Mitarbeiter:innen ein günstiges und vielfältiges Angebot.
Work-Life-Balance
Durch faire Arbeitsteilung und Teamwork entsteht eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Es wird auf geregelte Arbeitszeiten sowie ausreichende Erholungszeiten und ein gesundes Maß an Workload geachtet.
Kinderbetreuung
Für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Familie gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Kinderbetreuung, auch in den Schulferien.
Gleitzeit & Telearbeit
Es besteht in vielen Fällen die Möglichkeit der flexiblen Zeiteinteilung durch Gleitzeitmöglichkeiten. Je nach Berufsgruppe sowie individueller Vereinbarung gibt es die Möglichkeit zur Telearbeit bis zu 40%.
Barrierefreiheit und Bekenntnis zu Diversität & Inklusion
Die MedUni Wien hat sich das Ziel gesetzt, Diversität organisatorisch zu verankern und damit zur Chancengleichheit von Mitarbeiter:innen beizutragen.
Mitarbeiter:innenevents
Neben Veranstaltungen zum Vernetzen und Feiern bietet die MedUni Wien regelmäßig spannende Fachvorträge, bei denen aktuelle Themen aus dem Bereich der Medizin vorgestellt werden.
Gesundheitsmaßnahmen
Die Gesundheit aller Mitarbeiter:innen ist ein wichtiges Anliegen, daher gibt es zahlreiche Angebote zur Vorsorge und Gesundheitsförderung.
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Kontaktmöglichkeit für Rückfragen
Bitte berücksichtigen Sie, dass wir per E-mail eingehende Bewerbungen nicht annehmen können. Alle Bewerbungen müssen ausschließlich über die Formulare in dieser Webseite erfolgen um angenommen werden zu können. Vielen Dank für Ihr Verständnis!
Für technische Rückfragen wenden Sie sich bitte an bewerbungen@meduniwien.ac.at.