An der Medizinischen Universität Wien ist in den Core Facilities mit der Kennzahl: 649/25 eine Stelle eines:einer halbbeschäftigten Administrator:in (Assistenz zur Büroleitung der Administration) (gemäß Kollektivvertrag – Verwendungsgruppe IIIa) voraussichtlich mit 27. Oktober 2025 (befristet bis 31. Dezember 2027 mit der Option auf Verlängerung) zu besetzen.
Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung beträgt derzeit Euro 1.349,-- brutto (14x jährlich) und kann sich eventuell auf Basis der kollektivvertraglichen Vorschriften durch die Anrechnung tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen sowie sonstige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen.
Aufgaben und Tätigkeiten:
- Unterstützung der Organisationseinheitsleitung sowie der Büroleitung in organisatorischen und administrativen Belangen
- Protokollführung bei Teammeetings
- Mitarbeit in Personalagenden (z.B. Absenzenverwaltung u.ä.)
- Unterstützung in buchhalterischen Agenden (Rechnungsbearbeitung, Kommunikation mit der Finanzabteilung, Verrechnung von Services)
- Allgemeine Büroorganisation (Ablage, Postbearbeitung, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz)
- Aktualisierung der Homepage
Anstellungserfordernisse und gewünschte Qualifikationen:
- Matura oder gleichzuhaltende Qualifikation
- Sprachkenntnisse und Kommunikationsstärke: sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1), gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B2)
- PC-Kenntnisse: MS-Office (vor allem Word, Excel, Outlook); Sichere Anwendung des 10-Finger-Systems; Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, neue Programme nach einer Einführung zu nutzen
- Fristgerechtes, verantwortungsvolles und genaues Arbeiten (hohe Sorgfalt bei Zahlen und Daten)
- Teamfähigkeit, Flexibilität sowie ein hohes Maß an Diskretion
- Freundliches, respektvolles Auftreten und professionelles Verhalten in allen Situationen, einschließlich einem gepflegten Erscheinungsbild und angemessener Kommunikation
- Sorgfältiger Umgang mit Arbeitsumgebung und Materialien sowie ein hohes Bewusstsein für Ordnung; Sauberkeit und Hygiene im Arbeitsbereich
Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung und/oder chronischen Erkrankungen und laden daher besonders dazu ein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der MedUni Wien. Informationen finden Sie unter
https://br-ap.meduniwien.ac.at/en/ueber-uns/behindertenvertrauenspersonen/.
Die Informationen gemäß Datenschutz-Grundverordnung finden Sie unter
www.meduniwien.ac.at/datenschutz/bewerbungen.
Information regarding the General Data Protection Regulation is available at
www.meduniwien.ac.at/datenschutz/bewerbungen_en.
Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Anschreiben und gegebenenfalls Zeugnisse und Zertifikate als Nachweis der gewünschten Qualifikationen. Bei reglementierten Berufen legen Sie bitte auch einen Nachweis der Berufsberechtigung bei.
Geben Sie die Kennzahl: 649/25 im Betreff an und senden Sie die Unterlagen bis zum 8. Oktober 2025 an:
bewerbungen@meduniwien.ac.at
oder postalisch an:
Medizinische Universität Wien
Abteilung Personal und Personalentwicklung
1090 Wien, Spitalgasse 23
https://www.meduniwien.ac.at/web/karriere/stellenausschreibungen/