Die Digitalisierung eröffnet der MedUni Wien zahlreiche Möglichkeiten, ihre Kommunikationswege zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Mit dem Relaunch der OE-Websites wurde bereits ein wichtiger Schritt in Richtung digitaler Innovation gemacht. Neben der verbesserten digitalen Präsenz der OEs hat der Relaunch auch deren Eigenständigkeit gestärkt.
Die Eventwebseite ist die zentrale Plattform, auf der Sie alle relevanten Informationen über Ihre Veranstaltung zur Verfügung stellen. Je nach Phase können Sie die Eventwebseite vom Save the Date mit der ersten Ankündigung bis zum Follow up (zB. mit Unterlagen, weiterführenden Links und/oder Fotos) mit Updates ausbauen.
Die Eventwebseite ist außerdem im Online-Kalender Ihrer Organisationseinheit als Termineintrag hinterlegt und kann auch für den Onlinekalender der MedUni Wien freigeschaltet werden, wenn die Zielgruppe deutlich über Ihre OE hinaus geht. Indem alle Einladungen (E-Mail oder Hardcopy), Ankündigungen (wie zB. Poster, Flyer/Folder, Newsletter, Inserate, …) auf diese Seite verweisen und Sie dort die Detailinformationen und Anmeldung hinterlegen, bleiben Sie auch bei möglichen Programmänderungen immer flexibel und Ihre Teilnehmer:innen finden immer am selben Ort die jeweils aktuellen Informationen.
Für größere Veranstaltungen und wenn Sie über viele verschiedene Kommunikationskanäle einladen/informieren, können wir einen leicht verständlichen Shortlink (z.B. www.meduniwien.ac.at/eventname) für die Seite einrichten.
Organisiert eine OE oder ein:e Mitarbeiter:in einer OE eine Veranstaltung und möchte diese auf der Website ankündigen, so erfolgt dies immer im Rahmen des eigenen OE-Webauftritts.
Veranstaltungen werden dabei durch den:die Webbeauftragte:n oder Redakteur:innen im Kalender der eigenen OE angelegt. Dieses Event wird an den vordefinierten Stellen („Über Uns > Events“ und optional auch auf der „Startseite“) veröffentlicht.
Eine Eventseite muss verschiedene Kriterien und Formvorgaben erfüllen, um den Qualitätsstandards der MedUni Wien zu entsprechen und für die Öffentlichkeit interessant/zugänglich zu sein.
Der Eventkalender kann nicht für interne Termine genutzt werden.
Bitte stellen Sie im Vorfeld sicher, dass Sie alle für die Umsetzung notwendigen Informationen zur Verfügung stellen.
Für Event-Websites gibt es je nach Bedarf und Umfang drei verschiedene Seitentypen:
Eventseite
Einfache Eventseite für eine MedUni Wien Veranstaltung (vorgegebene Felder, ohne Anmeldeformular).
Für jede MedUni-Wien-Veranstaltung, die im Kalender aufscheinen soll, wird ein Eintrag erstellt. Diese Seite hat eine vorgegebene Struktur, jedoch keine Anmeldemöglichkeit. Diese Variante ist ideal, um kleinere Events schnell und übersichtlich zu präsentieren.
Eventseite-Plus
Bietet mehr Möglichkeiten als die einfache Eventseite. Seite im Seitenbaum (alle Inhaltselemente nutzbar mit Option auf Erweiterung durch Unterseiten und Anmeldeformular).
Bei größeren Events mit einer umfangreicheren Struktur kann der Event-Datensatz mit einer erweiterten "Eventseite-Plus" verknüpft werden.
Diese Lösung bietet eine flexiblere Darstellungsmöglichkeit und kann das gesamte Spektrum der vorhandenen Inhaltselemente des TYPO3 Systems nutzen und somit individueller gestaltet werden.
Eine Eventseite-Plus ist auch Voraussetzung für ein Anmeldeformular.
Falls ein solches für die Veranstaltung benötigt wird, ist dies bei der Erstellung über den:die Webbeauftragte:n zu beantragen (siehe unten Anmeldeformular).
Terminhinweis (externe Veranstaltung)
Für eine externe Veranstaltung mit MedUni-Wien-Beteiligung, die zwar im Kalender der MedUni Wien angezeigt werden soll, für die es aber bereits eine externe bzw. MedUni-Wien-unabhängige Veranstaltungswebseite gibt.
Handelt es sich um eine Veranstaltung, die nicht von der MedUni Wien organisiert wird und über eine eigenständige Webseite verfügt, kann diese Veranstaltung bei Bedarf im Kalender als "Terminhinweis" eingetragen werden.
Hinweis für die Erstellung im TYPO3: Technisch handelt es sich dabei um einen Event-Datensatz, wie im Punkt "Eventseite" beschrieben.
Es werden nur die Eckdaten, eine Kurzbeschreibung sowie ein Link zur Veranstaltungswebseite eingetragen. Weitere Informationen, wie z.B. das Programm und andere Details, sollen nicht auf den Seiten der MedUni Wien eingepflegt werden, sondern ausschließlich auf den externen weiterführenden Seiten zu finden sein.
Benötigen Sie für ein Event ein Anmeldeformular , können Sie dieses nach Erstellung der zugehörigen Eventseite-Plus hier beantragen.
Optional kann das Anmeldeformular auch mit einer Bezahl-Funktion ausgestattet werden.
Bitte beachten Sie, dass bei dieser Variante mit einer etwas längeren Umsetzungszeit zu rechnen ist und für die Implementierung eine interne Leistungsverrechnung (ILV) für die Umsetzung anfällt.
Bitte füllen Sie die Angaben für das Formular vollständig aus, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Bei Rückfragen werden wir uns direkt mit Ihnen in Verbindung setzen oder den Kontakt zur Rechtsabteilung herstellen.
Bitte beachten Sie die Vorlaufzeit von mindestens einer Woche (mindestens drei Wochen bei Bezahlfunktion) und planen Sie ihre Events rechtzeitig.
Soll ein Event zusätzlich in den Kalender der MedUni Wien aufgenommen werden, können Sie eine entsprechende Anfrage an das Redaktionsteam der Abteilung Kommunikation & Öffentlichkeitsarbeit unter pr@meduniwien.ac.at richten.
Damit ein Veranstaltungshinweis im Kalender der Hauptseite aufgenommen werden kann, muss dieser die oben genannten Kriterien erfüllen. Bitte überprüfen Sie vor dem Einreichen per Self-Check, ob die Eventseite den Richtlinien entspricht.
Das eingereichte Event wird geprüft und kann nach Freigabe in den Kalender aufgenommen werden. Dies dient der Qualitätssicherung und gewährleistet eine optimale Darstellung der Veranstaltung.
Am besten planen Sie den Ausbau der Eventwebseite auch gleich gemeinsam mit dem Zeitplan Ihrer Eventplanung:
- Save the Date – mit den Basisinformationen wie Datum, Ort, Inhalt, Zielgruppe und ev. Highlights als Teaser
- Einladungsphase + Speaker/Keynotes und Zeitplan mit Themenblöcken
- Programmphase + detailliertem Programm
- Live-Phase, zB. falls die Veranstaltung gestreamt wird: Link zum Stream oder bei öffentlichen YouTube-Streams direkt eingebettet
- Followup-Phase + Fotos/Fotolink, Wrap-up und/oder weiterführenden Links zum Inhalt, Aufzeichnung