Assistent:in im Vizerektorat (m/w/d)
Die Medizinische Universität Wien zählt mit rund 6.500 Mitarbeiter:innen und 8.600 Studierenden zu einer der größten biomedizinischen Spitzenforschungs- und Lehrinstitutionen Europas. Das Service der Universitätsleitung sucht voraussichtlich ab 4. Jänner 2027, in Teilzeit(20 Wochenstunden) eine:n Assistent:in im Vizerektorat (m/w/d). Das Arbeitsverhältnis wird zunächst auf sechs Monate befristet und geht anschließend bei entsprechender Eignung in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis über.
Ihre Aufgaben
- Unterstützung des Vizerektorats für Forschung und Innovation durch gehobene Assistenz, insbesondere präzise und vorausschauende Terminkoordination, Kalenderführung, Bearbeitung von Anfragen
- Eigenständige Organisation und Abwicklung von Dienstreisen im In- und Ausland einschließlich Buchungen und Reiseabrechnungen
- Selbstständige Erstellung und Bearbeitung professioneller Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie vertraulicher Schriftstücke, Präsentationsunterlagen, Berichte und Protokollen inklusive Recherchetätigkeiten und abteilungsübergreifender Abstimmungen
- Bearbeitung des Forschungs- und Förderwesens durch Kommunikations- und Datenmanagement
- Administrative Unterstützung des Forschungsservices, des Europabüros sowie verwandter Abteilungen und Gremien
- Eigenständige Vor- und Nachbereitung von Sitzungen Besprechungen einschließlich Tagesordnungen, Unterlagen, Protokolle, Beschlussdokumentation und Nachverfolgung offener Aufgaben
- Koordination von Fristen, Wiedervorlagen und Dokumenten sowie organisatorische Unterstützung bei Ausschreibungs- und Auswahlverfahren
- Betreuung und Bewirtung von (internationalen) Gästen und Besucher:innen
Ihr Profil
- Abgeschlossene Ausbildung auf Maturaniveau
- Einschlägige Vorerfahrung im Assistenzbereich, vorzugsweise im Hochschul-/Bildungswesen, im Gesundheitsbereich oder in der öffentlichen Verwaltung
- Sehr gute IT-Kenntnisse (insbesondere Outlook-Kalenderverwaltung, Word, Excel und PowerPoint) sowie sicherer Umgang mit digitalen Dokumenten und Videokonferenzsystemen
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch, einschließlich professioneller Korrespondenz
- Genaue, strukturierte, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationsvermögen, Priorisierungskompetenz und hoher Termintreue
- Hohe Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen sowie Belastbarkeit bei parallelen Aufgaben und kurzfristigen Änderungen
- Sicheres und professionelles Auftreten sowie ausgezeichnete Umgangsformen
- Soziale Kompetenz, Serviceorientierung und freundliches Auftreten
Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung (Uni-KV, VerwGr. IIIa) beträgt derzeit Euro 1.379,-- brutto (14x jährlich) auf Teilzeitbasis und kann sich eventuell durch die Anrechnung von entsprechenden, einschlägigen Vorerfahrungen und um sonstige mit Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen.
Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen und laden daher besonders dazu ein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der MedUni Wien.
Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Anschreiben und gegebenenfalls Zeugnisse und Zertifikate als Nachweis der gewünschten Qualifikationen. Bei reglementierten Berufen legen Sie bitte auch einen Nachweis der Berufsberechtigung bei.
Bewerben Sie sich bis zum 2. Dezember 2026 und verwenden Sie dazu unser Bewerbungsformular am Ende dieser Seite unter “Jetzt bewerben”.
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Benefits und Angebote
Mobilitätsförderung
Das Rektorat der MedUni Wien bezuschusst als Beitrag zum Klimaschutz Jahreskarten für öffentliche Verkehrsmittel, um die Nutzung zum und vom Arbeitsplatz zu fördern.
Gute Verkehrsanbindung
Die Standorte der MedUni Wien sind zentral gelegen und mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut erreichbar.
Parkmöglichkeit
Mitarbeiter:innen der MedUni Wien haben die Möglichkeit, einen kostengünstigen Parkplatz in Anspruch zu nehmen. Abstellplätze für Fahrräder sind ebenfalls vorhanden und werden laufend ausgebaut.
Interne Weiterbildungen
Dank eines modernen akademischen Lifelong-Learning-Konzepts können Mitarbeiter:innen laufend ihre Fähigkeiten verbessern und weitere Kompetenzen erwerben.
Beratungsangebote
Je nach Bedarf sind Beratungsangebote (z.B. Career&Care), Coaching, Supervision und Mediation verfügbar.
Betriebliche Altersvorsorge
Für die Altersvorsorge aller Mitarbeiter:innen leistet die MedUni Wien als Arbeitgeberin monatliche Beträge zur Pensionskasse.
Mitarbeiter:innenrabatte
Alle Mitarbeiter:innen der MedUni Wien erhalten bei zahlreichen Firmen Sonderkonditionen und Rabatte.
Sichere Arbeitgeberin
Die MedUni Wien bietet ein sicheres Arbeitsumfeld und stabile Arbeitsplätze.
Kantine
In den Betriebsrestaurants erwartet Mitarbeiter:innen ein günstiges und vielfältiges Angebot.
Work-Life-Balance
Durch faire Arbeitsteilung und Teamwork entsteht eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Es wird auf geregelte Arbeitszeiten sowie ausreichende Erholungszeiten und ein gesundes Maß an Workload geachtet.
Kinderbetreuung
Für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Familie gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Kinderbetreuung, auch in den Schulferien.
Gleitzeit & Telearbeit
Es besteht in vielen Fällen die Möglichkeit der flexiblen Zeiteinteilung durch Gleitzeitmöglichkeiten. Je nach Berufsgruppe sowie individueller Vereinbarung gibt es die Möglichkeit zur Telearbeit bis zu 40%.
Barrierefreiheit und Bekenntnis zu Diversität & Inklusion
Die MedUni Wien hat sich das Ziel gesetzt, Diversität organisatorisch zu verankern und damit zur Chancengleichheit von Mitarbeiter:innen beizutragen.
Mitarbeiter:innenevents
Neben Veranstaltungen zum Vernetzen und Feiern bietet die MedUni Wien regelmäßig spannende Fachvorträge, bei denen aktuelle Themen aus dem Bereich der Medizin vorgestellt werden.
Gesundheitsmaßnahmen
Die Gesundheit aller Mitarbeiter:innen ist ein wichtiges Anliegen, daher gibt es zahlreiche Angebote zur Vorsorge und Gesundheitsförderung.
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Kontaktmöglichkeit für Rückfragen
Bitte berücksichtigen Sie, dass wir per E-mail eingehende Bewerbungen nicht annehmen können. Alle Bewerbungen müssen ausschließlich über die Formulare in dieser Webseite erfolgen um angenommen werden zu können. Vielen Dank für Ihr Verständnis!
Für technische Rückfragen wenden Sie sich bitte an bewerbungen@meduniwien.ac.at.